Автоматизируй это!

Сначала этот материал был подготовлен для публикации в интернет-газете «Вечерний Орел», но из-за ограничения в количестве символов мы сократили статью. И спустя некоторое время решили опубликовать ее полную версию.

Я работаю в «Веб-Центре» уже 10 лет, 5 из которых пытаюсь руководить людьми и организовывать их работу. За это время мне приходилось сталкиваться с некоторыми проблемами как с позиции исполнителя, так и с позиции руководителя. И я хотел бы поделиться некоторым опытом решения таких проблем, в надежде, что эта информация будет для вас полезна.

Начало: просьбы и клейкие стикеры

 
В те славные времена, когда наша компания состояла из 4-х человек (это были директор, дизайнер, программист и я — разнорабочий) мы прекрасно справлялись с работой используя устное общение. Задачи друг другу ставили в виде просьб, отчитывались по ним тоже устно.

Сидели в тесной комнатушке спина к спине, и все были в курсе всех корпоративных движений и активностей. Мы всегда знали кто из нас чем занимается в данный момент. Хотя уже тогда устное общение проявляло свои недостатки. Кто-то что-то забывал делать, не переспрашивал не поняв и т.п. Но эти проблемы вполне успешно решались использованием клейких стикеров.

Потом мы пошли по неизбежному пути развития. Мы расширили свои возможности: переехали в новый офис уже с 2-мя комнатами, набрали новых ребят, сформировали отделы (продажи, разработка, seo), неважно, что в каждом отделе было по 1-2 человека, но это была уже полноценная компания. И вот тут у нас стали возникать проблемы посерьезней.

Развитие: система учета задач

Устное общение в рамках решения производственных задач проявило все свои недостатки. Ежедневно в офисе стояла ругань на предмет того, кто кому что поручал, когда это надо было сделать, а если это было сделано, то оказывается, что неделю назад были установлены новые требования и делать надо было все по другому.



Пришло понимание того, что все ключевые коммуникации, которые влияют на рабочий процесс, как внутренние (между сотрудниками), так и внешние (между компанией и заказчиками) нужно как-то фиксировать и контролировать. А также нужно вести учет процесса выполнения проекта на всех этапах.

Самой первой идеей, которая пришла в голову по этому поводу было начать пользоваться обычным таскменеджером (система учета текущих задач). На какое-то время это безусловно помогло, и позволило вывести нашу внутреннюю систему контроля рабочего процесса на совершенно иной уровень. Я сам пробовал пользоваться двумя таскменеджерами: ToDoList и календарь в Microsoft Outlook. Конечно, я понимаю, что сейчас многие начнут приводить примеры других более совершенных таскменеджеров и будут правы. Но я хочу донести мысль, что дело не в конкретном инструменте, а в самом подходе к процессу.

Какие проблемы мы решили на данном этапе?

• Теперь мы перестали забывать, что нам нужно сделать. 
• Мы стали фиксировать ключевые тезисы каждых переговоров друг с другом и с клиентом. 
• Предоставление общего доступа к файлам таскменеджера по локальной сети позволило нам мгновенно доносить актуальную информацию до всех сотрудников.

 
Однако не все было так гладко, как хотелось бы. Первоначальная эйфория постепенно сошла на нет и стали появляться новые проблемы. Например, при одновременном редактировании файлов по сети несколькими сотрудниками тот, кто позже выполнял сохранение затирал изменения, сделанные коллегой. Неудобно было сортировать и фильтровать различные типы информации. К тому же мы еще немного выросли, теперь уже мы работали в 2-х этажном офисе с 4-мя рабочими помещениями. И эти проблемы коммуникации нарастали как снежный ком.

Приближаемся к автоматизации бизнес-процессов

Естественным образом мы подошли к необходимости выбора системы автоматизации бизнес-процессов. Это был 2010 год. Практика на тот момент уже показывала, что компании, использующие подобные системы в своей работе совершали качественный прыжок вперед относительно конкурентов. В провинции это было не так критично, но в столице и крупных городах типа Самары, Казани, Питера это стало необходимым условием выживания и дальнейшего развития компании.

Я не буду рассказывать какие именно системы мы пробовали внедрять у себя, дабы не сделать кому-то рекламу или антирекламу. Скажу, что их было несколько и что каждая из них обладала рядом особенностей, которые кому-то могут быть полезными, а кому-то нет. Все зависит от конкретной организации бизнес-процессов и решаемых задач.



Вот несколько ключевых факторов, которые обуславливают необходимость использования и внедрения систем автоматизации процессов внутри компании, и которые позволяют нам успешно работать и развиваться:

1. Учет выполнения текущих задач. Понятно кто ставит задачу, кто ее выполняет, кто помогает в выполнении. Видно состояние выполнения задачи. В нужный момент можно вмешаться и вернуть процесс в продуктивное русло в случае каких-то сбоев.
2. Единое информационное пространство для коммуникации между сотрудниками. Не надо вспоминать как и где вы обсуждали какой-то вопрос. В скайпе, аське или вайбере. Все хранится в единой системе. Облачные сервисы позволяют организовать хранение файлов в одном месте, что обеспечивает их постоянное поддержание в актуальном состоянии.
3. Учет рабочего времени и эффективности работы сотрудников. Можно видеть, кто отдается работе на 100%, а кто филонит и шлангует. Учет опозданий, больничных, отпусков - очень удобно для планирования.
4. Возможность оценки эффективности работы компании в целом и составление планов и прогнозов на будущее. Когда вся ваша деятельность хранится в виде цифр (рабочие часы, даты и т.п.), то очень удобно ее анализировать, делать выводы и прогнозировать будущее.
5. CRM — система построения отношений с клиентами. Ведите своих клиентов с момента первого холодного звонка и до момента прекращения сотрудничества с вами (надеюсь это долгосрочный период).

Если вы еще не определились с выбором системы автоматизации, то рекомендую вам сделать это побыстрей. А если вы уже используете такую систему, то подумайте: на все ли 100% вы используете ее возможности?



Всем добра. Да пребудет с вами Сила.