Автоматизируй это!

s
Отправим материал
вам на почту
Нажимая на кнопку, вы даете согласие на обработку своих персональных данных

Сначала этот материал был подготовлен для публикации в интернет-газете «Вечерний Орел», но из-за ограничения в количестве символов мы сократили статью. И спустя некоторое время решили опубликовать ее полную версию.

Я работаю в «Веб-Центре» уже 10 лет, 5 из которых пытаюсь руководить людьми и организовывать их работу. За это время мне приходилось сталкиваться с некоторыми проблемами как с позиции исполнителя, так и с позиции руководителя. И я хотел бы поделиться некоторым опытом решения таких проблем, в надежде, что эта информация будет для вас полезна.

Начало: просьбы и клейкие стикеры

Автоматизируй это
 
В те славные времена, когда наша компания состояла из 4-х человек (это были директор, дизайнер, программист и я — разнорабочий) мы прекрасно справлялись с работой используя устное общение. Задачи друг другу ставили в виде просьб, отчитывались по ним тоже устно.

Сидели в тесной комнатушке спина к спине, и все были в курсе всех корпоративных движений и активностей. Мы всегда знали кто из нас чем занимается в данный момент. Хотя уже тогда устное общение проявляло свои недостатки. Кто-то что-то забывал делать, не переспрашивал не поняв и т.п. Но эти проблемы вполне успешно решались использованием клейких стикеров.

Потом мы пошли по неизбежному пути развития. Мы расширили свои возможности: переехали в новый офис уже с 2-мя комнатами, набрали новых ребят, сформировали отделы (продажи, разработка, seo), неважно, что в каждом отделе было по 1-2 человека, но это была уже полноценная компания. И вот тут у нас стали возникать проблемы посерьезней.

Развитие: система учета задач

Устное общение в рамках решения производственных задач проявило все свои недостатки. Ежедневно в офисе стояла ругань на предмет того, кто кому что поручал, когда это надо было сделать, а если это было сделано, то оказывается, что неделю назад были установлены новые требования и делать надо было все по другому.

Устное общение проявляло свои недостатки

Пришло понимание того, что все ключевые коммуникации, которые влияют на рабочий процесс, как внутренние (между сотрудниками), так и внешние (между компанией и заказчиками) нужно как-то фиксировать и контролировать. А также нужно вести учет процесса выполнения проекта на всех этапах.

Самой первой идеей, которая пришла в голову по этому поводу было начать пользоваться обычным таскменеджером (система учета текущих задач). На какое-то время это безусловно помогло, и позволило вывести нашу внутреннюю систему контроля рабочего процесса на совершенно иной уровень. Я сам пробовал пользоваться двумя таскменеджерами: ToDoList и календарь в Microsoft Outlook. Конечно, я понимаю, что сейчас многие начнут приводить примеры других более совершенных таскменеджеров и будут правы. Но я хочу донести мысль, что дело не в конкретном инструменте, а в самом подходе к процессу.
Какие проблемы мы решили на данном этапе?
  • Теперь мы перестали забывать, что нам нужно сделать. 
  • Мы стали фиксировать ключевые тезисы каждых переговоров друг с другом и с клиентом. 
  • Предоставление общего доступа к файлам таскменеджера по локальной сети позволило нам мгновенно доносить актуальную информацию до всех сотрудников.
Используем систему текущих задач
 
Однако не все было так гладко, как хотелось бы. Первоначальная эйфория постепенно сошла на нет и стали появляться новые проблемы. Например, при одновременном редактировании файлов по сети несколькими сотрудниками тот, кто позже выполнял сохранение затирал изменения, сделанные коллегой. Неудобно было сортировать и фильтровать различные типы информации. К тому же мы еще немного выросли, теперь уже мы работали в 2-х этажном офисе с 4-мя рабочими помещениями. И эти проблемы коммуникации нарастали как снежный ком.

Приближаемся к автоматизации бизнес-процессов

Естественным образом мы подошли к необходимости выбора системы автоматизации бизнес-процессов. Это был 2010 год. Практика на тот момент уже показывала, что компании, использующие подобные системы в своей работе совершали качественный прыжок вперед относительно конкурентов. В провинции это было не так критично, но в столице и крупных городах типа Самары, Казани, Питера это стало необходимым условием выживания и дальнейшего развития компании.

Я не буду рассказывать какие именно системы мы пробовали внедрять у себя, дабы не сделать кому-то рекламу или антирекламу. Скажу, что их было несколько и что каждая из них обладала рядом особенностей, которые кому-то могут быть полезными, а кому-то нет. Все зависит от конкретной организации бизнес-процессов и решаемых задач.

Автоматизация бизнес-процессов компании

Вот несколько ключевых факторов, которые обуславливают необходимость использования и внедрения систем автоматизации процессов внутри компании, и которые позволяют нам успешно работать и развиваться:

  1. Учет выполнения текущих задач. Понятно кто ставит задачу, кто ее выполняет, кто помогает в выполнении. Видно состояние выполнения задачи. В нужный момент можно вмешаться и вернуть процесс в продуктивное русло в случае каких-то сбоев.
  2. Единое информационное пространство для коммуникации между сотрудниками. Не надо вспоминать как и где вы обсуждали какой-то вопрос. В скайпе, аське или вайбере. Все хранится в единой системе. Облачные сервисы позволяют организовать хранение файлов в одном месте, что обеспечивает их постоянное поддержание в актуальном состоянии.
  3. Учет рабочего времени и эффективности работы сотрудников. Можно видеть, кто отдается работе на 100%, а кто филонит и шлангует. Учет опозданий, больничных, отпусков - очень удобно для планирования.
  4. Возможность оценки эффективности работы компании в целом и составление планов и прогнозов на будущее. Когда вся ваша деятельность хранится в виде цифр (рабочие часы, даты и т.п.), то очень удобно ее анализировать, делать выводы и прогнозировать будущее.
  5. CRM — система построения отношений с клиентами. Ведите своих клиентов с момента первого холодного звонка и до момента прекращения сотрудничества с вами (надеюсь это долгосрочный период).
Если вы еще не определились с выбором системы автоматизации, то рекомендую вам сделать это побыстрей. А если вы уже используете такую систему, то подумайте: на все ли 100% вы используете ее возможности?

А ты внедрил систему автоматизации бизнес-процессов?

Всем добра. Да пребудет с вами Сила.



Оцените материал:  
(0)

Комментировать

Поможем увеличить продажи Посмотрите наши условия и тарифы на услуги

Наши менеджеры готовы прямо сейчас обсудить ваши задачи!

Сергей Шамбалов

Сергей Шамбалов

Игорь Баннюк

Игорь Баннюк

Марина Рыжикова

Марина Рыжикова

Позвоните нам или оставьте заявку на бесплатную консультацию,
мы ответим в течение 1 часа (в рабочее время) и расскажем, как мы сможем решить ваши задачи!

Оставить заявку
СПАСИБО!

Благодарим за доверие и подписку на рассылку Веб-центра"


Будем рады видеть тебя в наших друзьях в группе VK. Там мы обсуждаем материалы и отвечаем на вопросы о продвижении в интернете.