Как работать в Google Docs: подробная инструкция по использованию для начинающих

s
Как работать в Google Docs: подробная инструкция по использованию для начинающих
Веб-Центр
Веб-Центр

Вам нужен надёжный текстовый редактор? Используйте Google Docs.Хотите работать командой над одним документом? Используйте Google Docs. Используете много устройств и нужна полная синхронизация между ними? Ну, вы уже поняли — используйте Google Docs. А как это делать с максимальной эффективностью — читайте в этой статье.


Оглавление:

1. Что важно знать с самого начала

2. Быстрый старт

3. Основы работы в Google Docs

4. Меню «Файл»

5. Меню «Изменить»

6. Меню «Вид»

7. Меню «Вставка»

8. Меню «Формат»


Что важно знать с самого начала

Google Docs — идеальный инструмент для работы в современном мире. Он выполняет свои задачи на 100%, не требует установки и работает почти на любом устройстве — компьютере, планшете или телефоне.

В чём он действительно хорош:

  • Полная синхронизация. Можно начать писать текст на работе, а продолжить дома, с того же места.

  • Облачное хранилище. Без этого сегодня уже никуда, очень быстро привыкаешь к тому, что на компьютере можно ничего не хранить.

  • Надёжность. Если что-то пойдёт не так,всегда есть резервная копия каждого текста, с которым вы работали.

  • Совместная работа. Неважно, сколько человек одновременно работает с документом, Google Docs даст возможность участвовать каждому.

  • Автосохранение. Убойная штука, которая делает жизнь в сто раз проще. Каждый символ, который вы набираете, сразу же сохраняется.

К чему придётся привыкать или учитывать при работе:

  • Нужен аккаунт Google. Нет аккаунта — нет документа.

  • Нужен интернет.

  • Требует много ресурсов для работы. Если у вас слабый компьютер или древний планшет, работа превращается в испытание для нервов.

Всё остальное — дело вкуса и привычки. Но в наше время кидать друг другу документы, набранные в Ворде, уже вроде как некультурно — Google Docs проще, быстрее и удобнее.

Быстрый старт

1. Заведите аккаунт Google. Если этого не сделать, всё остальное тоже не получится. Воспользуйтесь для этого официальной страницей регистрации.

2. Как только мы это сделали — нам сразу дали 5 гигабайт в облаке для хранения документов. Удобно. Заходим на страницу Google Drive (то самое облачное хранилище) и нажимаем Создать → Google документы → Создать новый документ:




3. В новой вкладке откроется редактор текста, который на первый взгляд сильно напоминает Ворд:



4. Всё, можно работать. Если же вы хотите продолжить работу с документом, просто откройте Google Drive, выберите нужный и щёлкните по нему дважды:



5. Чтобы вернуться к общему списку всех документов, созданных в Google Docs, нажмите на синий значок в левом верхнем углу:




Основы работы в Google Docs

Запомните главное — вам не нужно сохранять результаты своей работы каждые 5 минут. Сервис всё сделает за вас, прозрачно и незаметно. Единственное, что лучше сделать — дать название вашему документу.

По умолчанию Google Docs называет всё Новый документ, и если делать так каждый раз, у вас скопится много файлов с одинаковым названием. Чтобы в них не запутаться, дайте документу имя — щёлкните по надписи «Новый документ» в левом верхнем углу и напишите своё название:




Теперь изучим панель инструментов — она содержит самые востребованные команды и опции, которые могут потребоваться при работе с текстом:



Давайте разберём каждый элемент подробнее, будем двигаться слева направо, как при чтении.

Отменить (Ctrl + Z) — стандартное действие, знакомое каждому, отменяет последнее действие, можно использовать много раз подряд.

Повторить (Ctrl + Y)  — повторяет последнюю операцию, тоже можно делать много раз подряд.

Печать (Ctrl + P) — отправляет документ на печать, сразу показывает, как будут выглядеть листы:



Проверка правописания (Ctrl + Alt + X) — находит все ошибки по очереди и предлагает их исправить.

Копировать форматирование — если нужно сделать два блока текста одинакового вида, то выделяете мышкой первый, нажимаете Копировать форматирование, а затем выделяете второй блок. Он сразу получит точно такой же формат, как и первый.

Масштаб — задаёт масштаб текста и не трогает размер кнопок и надписей интерфейса. Удобно использовать, когда нужно увеличить текст, не меняя при этом размер шрифта:




Стили — задают внешний вид текста, его размер и свойства:




Их удобно применять, чтобы быстро разметить документ: его структуру, название, обозначить подзаголовками новые разделы и подразделы.

Шрифт — устанавливаем шрифт, которым будет набран текст.

Размер шрифта — самоочевидный пункт.

Полужирный (Ctrl + B) — задаёт полужирное начертание текста, вот как здесь.

Курсив (Ctrl + I) — делает вот такой курсивный шрифт.

Подчёркнутый (Ctrl + U) — подчёркивает выделенный текст.

Цвет текста — делает сам текст нужного цвета.

Цвет фона текста — то же самое, но с фоном.



Вставить ссылку (Ctrl + K) — позволяет поставить ссылку на любой сайт в интернете или на другой раздел в этом же документе.

Добавить комментарий (Ctrl + Alt + M) — добавляет текстовый комментарий к выделенному тексту. Если нужно обратить чьё-то внимание на кусок текста — самое то:



Изображение — вставляет картинку на то место, где стоит курсор. Вариантов, откуда взять изображение, масса:



К работе с изображениями мы ещё вернёмся.

Выравнивание — делает ровный текст

по левому краю (Ctrl + Shift + L)

по центру (Ctrl + Shift + E)

по правому краю (Ctrl + Shift + R)

и выравнивает его полностью по ширине, растягивая до краёв (Ctrl + Shift + L)



Межстрочный интервал — задаёт расстояние по высоте между соседними строками текста:



Нумерованный список (Ctrl + Shift + 7) — создаёт список, в котором все элементы идут по порядку или в строгой иерархии:



Маркированный список (Ctrl + Shift + 8) — то же самое, только вместо цифр — точки, кружочки и квадратики:



Уменьшить отступ (Ctrl + [) — сдвигает абзац влево.

Увеличить отступ (Ctrl + ]) — сдвигает абзац вправо.

Очистить форматирование (Ctrl + \) — убирает все эффекты с выделенного текста, как будто с ним ничего не делали.

Способы ввода (Ctrl + Shift + K) — позволяет выбрать удобный способ набора — на физической клавиатуре, виртуальной или распознавание рукописного текста:



Режим «Редактировать» — определяет вид работы с документом. По умолчанию всегда выбран именно режим редактирования, чтобы создавать новый текст и работать с ним.

Режим «Советовать» позволяет внести изменения в документ так, чтобы это сразу было видно. Автор может принять изменения или отменить их:



А режим «Просматривать» поможет при печати или вдумчивом чтении:



Мы разобрали все команды, которые есть на панели инструментов. Если у вас она не помещается полностью на экране, скрытые варианты появятся, если нажать на многоточие:



Меню «Файл»



Совместный доступ — одна из главных «фишек» Google Docs, задаёт уровень доступа других людей к вашему документу. Когда документ только создан, никто кроме вас не может в него зайти.

Вы можете разрешить другим людям три модели поведения в вашем документе: просмотр (можно только смотреть, ничего изменить не получится), комментирование (можно оставлять комментарии к тексту) и редактирование (можно править документ как угодно, хоть стереть и написать заново).



Первый способ открыть доступ к документу — ввести электронную почту нужного человека и выбрать нужное разрешение для него:



Если этот адрес уже есть в аккаунтах Google, то этот человек сразу может начать работу с документом. Если нет — ему придёт письмо с просьбой зарегистрироваться.

Второй способ — нажать на надпись «Копировать ссылку общего доступа»:



Это значит, что все, у кого есть ссылка, могут просматривать, комментировать или редактировать ваш документ:




Вам остаётся выбрать то разрешение, которое вы хотите дать другим и нажать кнопку «Готово». Ссылка автоматически скопируется в буфер обмена и её можно вставить куда угодно: в почту, сообщение в мессенджере или себе в заметки. То же самое будет и по нажатию кнопки «Копировать ссылку»:



В любой момент можно закрыть или изменить настройки доступа по этой же команде Файл → Совместный доступ, или нажав на кнопку «Настройки Доступа»:




Создать — создаёт новый документ Google:



Открыть — открывает уже существующий файл Google Docs:



При этом в разделе Доступные будут те файлы, к которым вам разрешили доступ другие, а в Помеченных — то, что вы пометили как важное в своём Google Drive, или нажав на звёздочку рядом с заголовком:



Создать копию — делает полную копию открытого документа, добавляет ему в название слово «Копия», а перед этим спрашивает, нужно ли сделать новому документу такие же настройки доступа, как и в оригинале:



Скачать как — позволяет скачать открытый документ как файл на компьютере в любом выбранном формате. Это значит, что с ним можно будет работать как и с обычным файлом в любой другой программе:



Прикрепить к сообщению эл. почты — ггдд сам создаст письмо, где вы можете задать тему и сообщение, а потом отправит документ в нужном формате с вашего почтового ящика в системе Google:




История версий — показывает пошаговою историю документа и позволяет вернуться назад, к любой версии документа, которая была до этого:



Переименовать — делает активным название документа, чтобы сразу можно было его отредактировать. То же самое произойдёт, если просто щёлкнуть по самому названию:



Переместить — переносит документ в другую папку в облачном хранилище Google Drive. То же самое, что нажать значок папки рядом с названием документа:



Удалить — удаляет документ из хранилища Google Drive. Но в любой момент его можно будет восстановить из облачной корзины — до тех пор, пока вы её не очистите.

Опубликовать в интернете — то же самое, что и открыть вообще всем доступ по ссылке на просмотр. Каждый в интернете сможет найти ваш документ и прочитать его:



Или так:




Отправить авторам — отправляет на почту документ всем, кому вы поимённо предоставили доступ, или кто вносил правки в ваш документ.

Информация о документе — краткие сведения о файле:



Язык — нужен для автоматической проверки правописания. Интерфейс и надписи останутся на том же языке, что и были.

Настройки страницы — устанавливает цвет, формат, размер и поля документа:



Печать — делает то же самое, что и кнопка на панели инструментов.


Меню «Изменить»


Отменить и Повторить — см. Панель инструментов

Вырезать, копировать и вставить — стандартные операции с текстом. Вставлять фрагмент текста можно несколько раз подряд.

Вставить без форматирования (Ctrl + Shift + V) — вставляет фрагмент текста без какого-либо форматирования, которое было в оригинале.

Удалить — удаляет выделенный фрагмент текста.

Выделить всё (Ctrl + A) — выделяет полностью всё содержимое документа.

Найти и заменить (Ctrl + H) — позволяет найти нужный текст или заменить его на любой другой. Можно заменить все найденные элементы сразу или по одному:



Меню «Вид»


Предварительный просмотр — как ни странно, мы так и не поняли, что именно делает эта настройка. Она не влияет на предпросмотр перед печатью, как могло показаться до этого, никак не мешает при работе с документом и не ограничивает его просмотр.

Режим — задаёт режим работы с документом, так же, как и на панели инструментов:



Показать линейку — включает или выключает отображение линеек по краям докумета:



Показать структуру документа (Ctrl + Alt + A) — показывает колонку слева с общей структурой документа. Она берётся из заголовков и подзаголовков, которые используются в тексте. Удобно для навигации по большому документу:



Показать панель формул — делает новую панель с инструментами работы с формулами. Нужна для создания и оформления математических расчётов:



Полный экран — разворачивает документ на весь экран. Помогает сконцентрироваться на работе:



Меню «Вставка»


Изображения — аналогично кнопке на Панели инструментов.



Таблица — вставляет таблицу в документ, причём можно заранее выбрать мышкой количество строк и столбцов:




Рисунок — позволяет нарисовать изображение вручную или вставить из облачного хранилища:



Диаграмма — вставляет произвольную диаграмму в документ. Её можно настроить как угодно для своих целей вручную, или использовать данные из таблиц Google:



Для изменения любой диаграммы выберите в её меню пункт «Открыть исходный документ»:



Горизонтальная линия — вставляет простой разделитель-полосу.

Сноска (Ctrl + Alt + F) — добавляет помечание к нужному слову или абзацу:



Специальные формулы — позволяет вставить те символы, которых нет на клавиатуре:



Формула — включает панель формул.

Нумерация и верхний колонтитул — управляет номерами страниц и колонтитулами документа:



Разрыв — принудительно начинает новый раздел текста с нового листа, даже если на предыдущем было ещё место для него.

Ссылка — аналогично кнопке на Панели инструментов:



Оставить комментарий — аналогично кнопке на Панели инструментов:



Закладка — добавляет закладку в документ, которую можно потом использовать в оглавлении или быстрого доступа к нужному месту.

Оглавление — автоматически, на основе стилей абзацев формирует оглавление: ищет заголовки, подзаголовки и приводит это к единому виду:



Меню «Формат»


Текст — задаёт начертание текста, так же, как и на Панели инструментов:



Размер шрифта можно уменьшить или увеличить:



Там же выбирается и режим заглавных букв:



Стили абзацев — аналогично действиям на Панели инструментов, но чуть больше возможностей:



Пункт «Границы и заливка» позволяет задать каждому абзацу текста свой внешний вид, как будто он — элемент таблицы:



А пункт «Настройки» управляет стилями текста:



Сохранить как стили по умолчанию — то оформление, что в текущем документе, будет использоваться и в каждом новом.

Использовать стили по умолчанию — применяет старые стили к вашему документу, заменяет те, что есть, на те, что были у вас до этого.

Сбросить стили — возвращает все стили в исходное состояние, как будто с ними изначально ничего не делали.

Выравнивание и отступы — аналогично кнопкам на Панели инструментов:



Межстрочный интервал — аналогично Панели инструментов:



Столбцы — позволяет написать текст в несколько колонок, как в газете, например:



Если нажать «Другие параметры», можно вручную настроить размер столбцов:



Маркеры и нумерация — аналогично Панели инструментов:



Верхние и нижние колонтитулы — задают размеры колонтитулов:

Таблица — управляет параметрами уже созданной таблицы:



То же самое можно получить, если щёлкнуть правой кнопкой мыши в любом месте таблицы:



Изображение — позволяет управлять свойствами вставленного изображения:



То же самое можно получить, если щёлкнуть правой кнопкой мыши в любом месте изображения:



Настройки изображения:



Очистить форматирование — убирает всё форматирование, возвращает текст в исходный вид.


Меню «Инструменты»



Проверка правописания — анализирует текст на ошибки, опечатки, пропущенные и лишние запятые и даёт свои рекомендации:




Статистика (Ctrl + Shift + C) — показывает статистику по документу:



Посмотреть предложенные правки — если вы давали доступ на редактирование или кто-то вносил изменения в режиме «Посоветовать исправления», то вы увидите список всех предложений по документу.

Расширенный поиск — показывает связи вашего документа с другими материалами и фото в вашем облачном хранилище и позволяет более полно искать нужные элементы в тексте:



Словарь — помогает уточнить значение нужного слова:



Перевести документ — с помощью компьютерного перевода Google Translate ваш документ будет сделан новый документ на выбранном вами языке. Помните, что машинный перевод часто не похож на человеческий язык и выглядит неестественно.

Голосовой ввод — позволяет надиктовывать текст, если у вас есть микрофон. Нажимите, чтобы начать говорить, а потом нажмите ещё раз, чтобы поставить микрофон на паузу:



Если вы делаете это первый раз, компьютер попросит у вас доступ к микрофону. Чтобы всё заработало, нажмите кнопку «Разрешить»:



Расскажите в комментариях, какая возможность в Google Docs вам нравится больше всего и почему?

# контент инстурменты Google Docs Эффективность
Оцените материал:  
(0)

Наши менеджеры готовы прямо сейчас обсудить ваши задачи!

Юлия Пономаренко

Юлия Пономаренко

...
Позвоните нам или оставьте заявку на бесплатную консультацию,
мы ответим в течение 1 часа (в рабочее время) и расскажем, как мы сможем решить ваши задачи!

Обсудить задачу
Загрузка...