Как правильно планировать свое время

s

Содержание:

  1. С чего начать планирование времени?

  2. Основные методы тайм-менеджмента.

  3. Обзор инструментов планирования времени.


Сколько за день находится важных и неотложных дел, как это все успеть?


Сколько за день находится важных и неотложных дел, как это все успеть?


В этом нелегком деле нам поможет тайм-менеджмент. Сегодня это целая наука про грамотное планирование и управление своим  временем.

В этой статье мы собрали простые и эффективные способы.


С чего же начать? Вот несколько простых шагов:

  • Формируем список дел, ведь для начала нам важно определиться с задачами, которые будем выполнять. Список удобнее составлять с вечера, а утром вносить корректировки.

  • Расставляем приоритеты. Чаще всего самые важные дела-сложные или объемные по затратам времени. Главное не откладывать выполнение необходимого дела заменяя его менее важными, но более легкими действиями.

  • Составляем план и рассчитываем время на каждую задачу из списка. План должен быть выполнимым и простым.

  • Следующий шаг - реализация,  конкретные действия в соответствии с намеченным планом и порядком достижения цели.

  • Контроль - проверяйте свои планы и изменяйте их, если они оказываются невыполнимыми или не позволяют достичь поставленной цели к сроку.

  • Не огорчайтесь, если с первого раза не полностью выполните план. Здесь главное проявлять терпение и самодисциплину. Результат не заставит вас долго ждать.

  • Мотивация и удовлетворенность. Научитесь хвалить себя и побуждать к новым достижениям. Сделали все дела за неделю, как и планировали? Повод купить себе мороженное или сходить в кино.



Начало положено. Теперь рассмотрим некоторые методы тайм-менеджмента.

1. Метод АВС планирования.

Согласно данному методу задачи по важности разделяются на А, В и С.

Самые значимые задачи мы отнесем к приоритетам группы А.

Далее по списку идут просто значимые задачи, это список Б.

Следующие по значению – задачи, которые можно отложить на завтра или на еще более дальний срок, - приоритет С.

2. Матрица Эйзенхауэра.

Согласно этому методу задачи разделяются на группы по срочности и важности.

Матрица выглядит как четыре квадрата, которые распределяются по срочности и важности дел.



А. Важные и срочные дела - те, которые делаются в первую очередь, и сделать их на следующий день будет уже поздно.  

Примеры важных и срочных дел: срочный звонок клиенту, выполнение задачи по проекту, срок сдачи которой скоро наступит.

B. Важные, но не срочные - сюда попадают дела повышенной важности, но которые допустимо  отложить на некоторое время.

Примеры важных, но не срочных дел: плановая работа в компании по текущим проектам, разработка новых проектов.

C. Дела не важные, но срочные - то, что не представляет важности для конечного результата, но требует немедленного решения.

Примером таких дел может быть помощь коллеге в каком-либо вопросе по его проекту.

D. Не важные и не срочные дела - те, что можно не делать совсем. Часто в это поле включаются дела, которые помогают отвлечься, расслабиться.

Пример не важных и не срочных дел - просмотр новостей в интернете.

3. «Съесть лягушку».

Для рутинных дел существует технология «съешь лягушку».

Утром в первую очередь, вы выполняете неприятное для вас дело, то, которое  готовы откладывать до последнего. В этом случае, если вы с самого утра выполнили это, "съели лягушку», уже и само дело покажется не таким страшным , а другие задания и вовсе покажутся легкими


Итак, вы придумали план на месяц или на день. Чтобы ничего не забыть в процессе его осуществления, используйте планировщик. Используйте бумажный блокнот или отдайте электронным вариантам. Рассмотрим некоторые из них.

Google Календарь 



«Google Календарь» бесплатный, интегрируется с gmail.

Он позволяет задавать время встречи, создавать повторяющиеся мероприятия, устанавливать напоминания, приглашать других участников.



Преимущество этого сервиса - совместное использование.

Покажите его  только избранным пользователям или сделайте общедоступным.

Работа с Календарём осуществляется в окне браузера через веб-интерфейс, также календарь поддерживает синхронизацию с мобильными устройствами.

Напоминания о событиях отправляются по электронной почте и с помощью Push-уведомлений.

Портал Битрикс24

В своей работе мы используем именно его.



Портал Битрикс24 помогает эффективно управлять задачами.

Оповещения  напомнят о важных и просроченных задачах .

В программе установлена система учета рабочего времени, что позволит отслеживать какой объем времени затрачен на задачу.

Удобно использовать в  работе календарь событий.



Он позволяет создавать несколько календарей, события представляются для просмотра в формате день/неделя/месяц. На календарь выводятся текущие и прошлые/предыдущие периоды. События можно  сделать повторяющимися в течение дня/недели/месяца/года.

В календаре Битрикс24 создается событие через быструю форму.

Для этого кликните в календаре на дату, укажите название события, место и время проведения.

К событию можно добавить напоминание и указать участников.

Есть возможность включить опцию оповещения о подтверждении или отказе от участия в событии.



В дополнительных настройках добавляется подробное описание, цвет для отображения в календаре .

LeaderTask

LeaderTask - персональный органайзер и планировщик задач.

Он не является онлайн сервисом и для  использования необходима установка на компьютере или телефоне.


Органайзер LeaderTask применяется для личного использования и  корпоративного.

Он синхронизирует данные по сети , поэтому  необходимая информация будет под рукой, достаточно  подключиться к интернету.


Версия для Windows платная, но предоставляется бесплатный тестовый период в течение 45 дней. За это время можно протестировать  функционал органайзера и решить стоит ли приобретать платную версию .


LeaderTask помогает планировать дела с использованием календаря, назначать задачи  и контролировать их выполнение, добавлять метки для обозначения важности задач,создавать комплексные проекты , синхронизироваться с другими устройствами по сети.


Вот так выглядит интерфейс LeaderTask.



Бумажный блокнот или планеры

Сервисы кажутся трудными и непонятными, привыкли по-старинке? Тогда начните путь в тайм-менеджменте с записи в бумажном блокноте или планировщике, которые можно приобрести в любом книжном магазине.



На страницах планировщика размещены советы на неделю, принципы и методики тайм-менеджмента. Этот планер поможет управлять списком намеченных дел, присваивая каждой задаче свой уровень важности.



Вне зависимости от выбранного вами инструмента и метода - главное начать. Составьте план, расставьте приоритеты и приступайте к выполнению.



# планирование инструменты эффективность
Оцените материал:  
(0)

Комментировать

Поможем увеличить продажи Посмотрите наши условия и тарифы на услуги

Наши менеджеры готовы прямо сейчас обсудить ваши задачи!

Сергей Шамбалов

Сергей Шамбалов

Игорь Баннюк

Игорь Баннюк

Марина Рыжикова

Марина Рыжикова

Позвоните нам или оставьте заявку на бесплатную консультацию,
мы ответим в течение 1 часа (в рабочее время) и расскажем, как мы сможем решить ваши задачи!

Оставить заявку
Загрузка...