Как мы автоматизировали процесс утверждения оплат счетов на «Орловском кабельном заводе»

s

Задача

Автоматизировать процесс утверждения оплат в «Битрикс24».

Инструменты решения

Дата разработки: 4 Апреля 2020 г.

Информация о проекте

Заказчик: «Орловский кабельный завод».
Отрасль: производство кабеля и проводов.
Регион предоставления услуги: Россия.
Штат: более 300 человек.
Бизнес-задачи: автоматизировать процесс утверждения и управления оплатами счетов. 
Тариф Битрикс24: «Компания».
Период внедрения Битрикс24: 14 дней основные работы + 2 недели «шлифовки».

Коротко о предприятии

Орловский кабельный завод производит самые популярные и востребованные кабели и провода под собственными брендами ОКЗ®, Камит®, МастерТока®, ГОСТок®, Smart Alloy®, ОМК®, Voltex®.  Общая численность сотрудников составляет более 300 человек, включая высококвалифицированный инженерный состав – 30 человек.



О проблеме

В такой большой организации даже оплата счета – это непростая задача. Несколько офисов в разных городах. Большое количество сотрудников, участвующих в процессе. Разные схемы оплат, условия согласования. Возникла необходимость автоматизировать весь процесс утверждения и управления оплатами счетов.

3.png

Почему решили обратиться в «Веб-центр»?
«Для выбора подрядчика на новый проект в нашей компании принято проводить мини-тендеры.
Когда у нас наметился очередной довольно сложный и нестандартный проект, я сделала рассылку порядка 10 потенциальным подрядчикам.
Компания «Веб-центр» максимально быстро отреагировала на наш запрос, предоставив предельно подробную информацию по запросу и «вкусные» цены.
Мы ни разу не пожалели о том, что остановили выбор на компании «Веб-центр», которая своим профессионализмом и круглосуточной поддержкой всегда удовлетворяет наши потребности и исполняет самые нестандартные "хотелки".»

https://www.obrazstroy.ru/upload/medialibrary/cb0/cb0644ee9c738fdd376272884bfd57e4.pngНаталия Васильева 
Руководитель проектного офиса группы компаний
АО «Орловский кабельный завод» и ООО «Камит-Экспорт»

Что было сделано командой «Веб-центра»

1. Разработка сценария работы бизнес-процесса

Заказчик предоставил нам схему, по которой происходит утверждение оплат в компании (показать схему не можем, т.к. информация конфиденциальна).

В ходе тестирования рабочей схемы оказалось, что она отражает не все возможные варианты утверждения счета на оплату. 

На каждом из этапов нужно добавить условие – сотрудника, который будет утверждать документ. (Зависит от полей, заполненных инициатором процесса в заявке).

А для бухгалтера и казначея создать воронку счетов, где должны быть видны оплаты по состоянию на текущий день по каждому банку и где должны учитываться частичные оплаты в том числе.

Мы доработали схему утверждения оплат. Сделали ее подробнее, отразили все ступени.

В реальности процесс оказался гораздо шире, чем заказчик нам показал на схеме.

Мы утвердили сценарий и приступили к реализации проекта.

2. Реализация проекта

Процесс утверждения был автоматизирован с помощью системы «Битрикс24». Использовался функционал бизнес-процессов, CRM-системы – реализовали воронку счетов через модуль сделок в «Битрикс24».

3. Результат реализации проекта

Инициатор запускает процесс из живой ленты «Битрикс24» и заполняет обязательные поля заявки на оплату счета.


1.png


2.png

Заполненная форма «Заявка на оплату счета» бизнес-процесса в «Битрикс24»


Нажимает кнопку «отправить» и переводит заполненную заявку на оплату. 


Каждый этап процесса – это согласование. В зависимости от заполнения полей инициатором (например, назначение платежа, статья расходов) процесс переходит на ту или иную ветку схемы (согласование приходит ответственному сотруднику). Мы рассмотрим один из вариантов. 


Счет поступает на согласование руководителю ЦФО.

Инициатор процесса после отправки видит, у кого на согласовании находится процесс и результат согласования.


3.png

Статус процесса в ленте 


Руководителю ЦФО приходит задание бизнес-процесса.

Он может или согласовать оплату счета, или отправить заявку на доработку инициатору.


4.png

Форма согласования руководителя ЦФО


Далее в нашем варианте утверждение приходит куратору.


5.png

Статус процесса в ленте 


Куратор может или согласовать или отклонить счет.


7.png

Форма согласования куратора


Далее процесс попадает на согласование казначею.

Он проставляет дату, сумму оплаты и банк для бухгалтера.


6.png

Задание бизнес-процесса казначея


Оплатить счет можно полностью или частями. 

Оплата появится у бухгалтера в указанный казначеем день. 

Данные попадают бухгалтеру в специальную воронку, где считается сумма оплат на текущий день с каждого счета.

8.png

Воронка «Оплаты» в CRM «Битрикс24»


Сущность сделки в данном случае – это оплата, которую надо провести бухгалтеру. 

В нее подгружается вся необходимая информация из процесса.


9.png


Закрытие счета означает его оплату. 

10.png

4. Анализ и отчетность

После автоматизации сумму оплат за период бухгалтер и казначей могут оперативно посмотреть в отчетах.


15.png

График оплат. Отчет по сделкам


А информацию по конкретному счету казначей может увидеть в таблице. 


16.png

Таблица счетов 

5. Обучение

После настроек и тестирования мы провели обучение сотрудников компании по Skype.

Прошли всю цепочку процесса на примере, разобрав по каждой роли (сотруднику).


17.jpg

Обучение сотрудников 

Особенности и результаты внедрения проекта

  • все оплаты и их утверждения проходят через систему «Битрикс24»;

  • все заявки на оплаты, комментарии, замечания фиксируются в системе;

  • время на утверждение счетов сократилось;

  • визуально понятная воронка счетов для бухгалтера систематизирует их и суммирует по дням. Тем самым сокращает время расчета оплат; 

  • система сама добавляет оплату в очередь нужного дня при отсрочке (не захламляется реестр оплат);

Ваши впечатления о работе сотрудников «Веб-центра» и в целом по проекту?
«Впечатления исключительно положительные, сотрудники компании всегда вежливы и доброжелательны, выкладываются по максимуму и работают не просто в рамках тех.задания, а исключительно на результат. Всегда делают больше, чем мы изначально договаривались.
Мы бесспорно можем назвать «Веб-центр» нашим надежным партнером и помощником в любых ситуациях.
Спасибо Вам огромное!»

https://www.obrazstroy.ru/upload/medialibrary/cb0/cb0644ee9c738fdd376272884bfd57e4.pngНаталия Васильева
Руководитель проектного офиса группы компаний
АО «Орловский кабельный завод» и ООО «Камит-Экспорт»
Отзыв АО «Орловский кабельный завод» о работе компании «Веб-Центр»

Если вы хотите сделать работу своих сотрудников удобнее, прозрачнее и продуктивнее — обращайтесь! Специалисты Веб-Центра помогут внедрить Битрикс24 в ваш бизнес. Звоните прямо сейчас по бесплатному номеру 8 (800) 707-63-70.

Вы хотите быть сильнее своих конкурентов?

Обеспечим стабильный рост и развитие вашего бизнеса в Интернете!

Получить персональное коммерческое предложение

Готовы начать?

Позвоните нам:
...

Или оставьте заявку на сайте
и мы свяжемся с Вами.

s

Лев?..

Лев по праву считается царем зверей, поскольку сочетает в себе все качества, которыми должен обладать истинный монарх. Его ценят и уважают. Так и ваш проект вызовет страх и восхищение в глазах конкурентов.

Специалисты «Веб-Центра» сильно увеличат приток клиентов и обеспечат вашему проекту мощную отдачу интернет-рекламы! ×

Наши менеджеры готовы прямо сейчас обсудить ваши задачи!

Игорь Баннюк

Игорь Баннюк

Марина Рыжикова

Марина Рыжикова

Юлия Пономаренко

Юлия Пономаренко

...
Позвоните нам или оставьте заявку на бесплатную консультацию,
мы ответим в течение 1 часа (в рабочее время) и расскажем, как мы сможем решить ваши задачи!

Обсудить задачу
Загрузка...